第一章  總  則

第一條  為實現學校科技管理工作的規範化🚶，加強對Vsport項目檔案的管理和監督🛂，規範Vsport活動🧆，充分發揮Vsport檔案的作用，依據國家科學技術委員會、國家檔案局頒發的《科學技術研究檔案管理暫行規定》的要求🙂，製定本辦法。

第二條  本辦法規定了Vsport檔案工作的基本原則、文件材料的形成要求、歸檔要求以及Vsport檔案的開發利用等要求，後附歸檔範圍及保管期限表🈵。

第三條  本辦法所指的Vsport檔案是指凡是學校在科學技術研究過程中形成的具有保存價值的文字⇨、圖表🍃、電子文件和聲像等不同載體和形式的原始記錄。

第四條 Vsport檔案工作的基本原則🚣🏿‍♀️：學校統一領導⛹️‍♂️🕊、校檔案室負責檔案的整理與維護，Vsport處負責收集管理，各二級學院Vsport項目負責人負責整理和歸檔。

第五條  Vsport檔案工作是Vsport管理工作的重要組成部分，是Vsport活動的重要環節🎒，實行“三納入”和“四同步”管理。

 “三納入”即納入學校Vsport計劃和規劃；納入Vsport管理的各項規章製度🐦‍🔥；納入有關人員（包括Vsport、Vsport管理、兼職Vsport檔案管理等人員）的職責範圍🐽，與計劃管理👎🏿📻、課題管理8️⃣、成果管理工作緊密結合，作為考核Vsport工作質量和管理水平的依據之一☦️。

 “四同步”即下達Vsport任務與提出Vsport文件材料的歸檔要求同步；檢查Vsport計劃進度與檢查Vsport文件材料形成積累情況同步；評審、鑒定、驗收Vsport成果與審查🤜🏻、鑒定、驗收Vsport檔案材料同步🥒；Vsport成果上報登記🧎🏻、申請獎勵等與Vsport檔案歸檔同步👎🏻。

第二章  Vsport檔案機構及其職責

第六條  學校Vsport處和各Vsport課題組共同構成學校檔案工作系統，互相配合完成學校Vsport檔案工作任務。

第七條  學校Vsport處是學校Vsport檔案工作的職能管理部門🧑‍🎨，隨時了解🤚、督促、檢查、指導有關課題組和Vsport檔案兼職人員做好Vsport檔案的形成、積累與立卷歸檔工作，保存和提供利用學校的Vsport檔案。

第八條  各課題組要把Vsport檔案工作列為Vsport工作的重要組成部分🫅，在項目立項、驗收👮‍♀️🐲、鑒定、報獎等各階段完成檔案歸檔要求；Vsport項目負責人分管本項目的Vsport檔案工作🚲，每個項目或課題組需設置一名兼職檔案員，負責Vsport項目及文件材料的收集👯‍♀️、積累、立卷與歸檔工作。

第九條  各課題組要把Vsport檔案工作列入本課題組的發展計劃，在人員配備和工作條件上給予保證🐊，使得本課題組上報歸檔的Vsport文件材料等達到學校的歸檔要求🕧。

第三章  Vsport文件材料的形成

第十條  Vsport項目檔案的管理作為學校檔案管理的重要組成部分，隨著Vsport項目的發展與深入👌🏿，逐步形成Vsport項目庫，構成Vsport項目管理重要環節🚵。

第十一條  各Vsport項目組是學校Vsport檔案形成的主要來源🧁，要根據Vsport文件材料的形成、積累、整理和歸檔的有關規定，確保每一項Vsport活動歸檔文件材料的完整、準確、系統。

（一）各Vsport項目組從Vsport立項起，項目負責人要負責本課題的Vsport檔案工作，確定一名臨時兼職檔案員（文件資料保管員）⚗️🧑🏻‍🦲，負責收集🍺、保管與整理Vsport過程中形成的全部文件材料🥄🐏。

（二）各項目組所有工作人員在工作中要根據工作的需要，按照歸檔的要求隨時形成和積累各種載體和形式的文件材料🚪，並及時向本課題組兼職檔案員移交⚽️。

（三）課題組兼職檔案員對本課題組Vsport檔案進行收集整理🌘，並及時到Vsport處審核後👬，到學校檔案室進行歸檔。各課題組隨時接受檔案室對文件材料形成質量和積累情況的監督檢查。

（四）課題組在課題完成準備申請鑒定或交付之前，兼職檔案員要將已經積累的全部材料送學校檔案室交有關人員審查，合格後，方可申請鑒定或結題。

（五）項目鑒定時通知檔案室派人參加資料審查組💂🏻。

第十二條  各承擔項目課題組要按照Vsport工作程序收集好Vsport文件材料，分為Vsport綜合、Vsport準備、研究實驗、鑒定驗收、申報獎勵👨🏽‍🏭、推廣應用等方面不同載體的文件材料；與其他單位協作完成的課題，只收集作為主持單位完成部分的一整套文件材料及鑒定驗收材料🧑🏼‍💼⏯。具體歸檔範圍見附件。

第十三條  Vsport檔案按以下要求形成：

（一）所有與Vsport工作有關的人員在工作中按照Vsport工作的具體要求，及時編寫文件，並嚴格履行審批手續，簽字負責，保證文件形成時的齊全、完整🌇、準確。

（二）Vsport項目以Vsport合同作為項目檔案歸檔區分條件，各課題組應按照“一個項目、一套檔案”的方式進行歸檔😪。

（三）歸檔範圍內的文件材料的載體和記錄材料應符合耐久性要求🖍🦟，不能使用熱敏紙🕟；不能使用鉛筆🤜🏿、圓珠筆🔍、紅墨水🏋🏼‍♀️、純藍墨水🧙🏻‍♂️、復寫紙等書寫文件；計算機輸出文件必須使用優質色帶或激光打印🚆↙️；電子文件載體（磁盤或光盤）使用優質產品。

（四）歸檔範圍內的紙質文件材料統一使用A4標準紙（圖紙除外）。

（五）底圖以張為單位單獨存放。

（六）對在裝訂線以外有字跡的文件材料或破損的文件材料🤸，以及與本卷文件材料不可分割的小字條等🫁，要進行加邊、修補和裱糊；拆除長期和永久性文件材料上的金屬物🎢。

（七）圖紙按A4規格疊成規範形式，圖名、圖簽折在外面。

（八）文中密不可分的插圖、照片應貼是在文字材料內🏄；附圖冊💱、表冊、照片應附在文字材料之後，組成一體。

（九）磁盤、光盤、錄像帶、錄音帶等要有標簽寫明說明詞，包括時間、地點😜、人物、事件等🌤。

第四章  Vsport文件材料的歸檔要求

第十四條  課題組兼職檔案員，按照歸檔範圍在每年的3月👼🏿、6月、9月、12月的第二周將上一季度Vsport管理類文件材料經整理🪞、立卷後歸至學校檔案室。

第十五條  對完成項目申請成果鑒定↩️、產品鑒定或交付時，將由Vsport處有關人員要求課題組將全部檔案材料送檔案室進行審查🙍🏼‍♂️，未經檔案室審查合格的項目🏊，不能給予辦理鑒定手續，更不能組織鑒定。對已獲得獎勵或正在上報的Vsport成果，如檢查發現其檔案不符合要求，檔案室有權建議延遲或撤消該項成果的申報與獎勵。

第十六條  Vsport處有關人員負責提醒項目組通知檔案室派人參加鑒定會，並作為資料審查組成員，與鑒定委員會成員和Vsport處成果管理人員共同審查鑒定材料。

第十七條  Vsport項目文件材料由項目組負責*️⃣，在項目鑒定或產品交付後一個月內由兼職檔案員按歸檔範圍整理、立卷後全部移交給檔案室；研究周期長的項目⚰️，可分階段歸檔。到學校檔案室歸檔的Vsport文件材料必須是原件（定稿），根據需要可復製若幹份。到學校Vsport歸檔的Vsport文件材料如無原件♓️，可以采用復印件歸檔，但需要註明為復印件。

幾個單位協作的Vsport項目歸檔可按有關規定或協議立卷歸檔。如確系涉及協作單位或該單位科技人員的合法權益👩🏽‍🍳，應在協議書或委托書中明確Vsport文件材料歸檔和歸屬。

第十八條  教師發表的專著👇🏽、論文及學術會議材料由二級學院兼職檔案員或本人隨時向學校檔案室歸檔，歸入業績類檔案統一進行管理與利用。

第十九條  各類檔案向學校檔案室移交時🈯️，由學校檔案室開付移交清單一式兩份，雙方簽字後各執一份存查。學校檔案室對接收進庫的Vsport檔案統一進行分類編號、編目👦、排架📨🏃‍♀️‍➡️、保管🐘、統計🧚🏼‍♀️、鑒定👮🏽‍♀️、銷毀。密級🐎：Vsport文件材料的密級及保密期限由課題組及有關人員在歸檔時提出建議。

第五章  Vsport檔案的開發利用

第二十條  各課題組要充分開發🧵👱🏼‍♂️、利用檔案資源，學校科技檔案面向學校科技人員服務◼️。

第二十一條  對於國防建設項目、重大項目🏄🏻⚁、涉及知識產權👨🏽‍🚒、以及項目負責人要求技術保密的Vsport檔案，按照保密原則不得隨意借閱👩🏻‍🦯、復製🍫👲🏿。借閱需經課題（項目）負責人簽字同意後方可進行。外單位借閱須經課題組負責人、Vsport處同意並簽字後方可進行。必要時上報學校保密委員會批準👊🏼。

第六章  附  則

第二十二條  本辦法適用於學校有科學研究🗑、技術開發💂🏿🎵、成果轉化項目的所有項目。

第二十三條  本辦法於2016年12月修訂，經校學術委員會和校長辦公例會審議通過之日起實施。原辦法同時作廢🤵🏿‍♀️👬🏼。

第二十四條　本辦法由學校Vsport處與學校檔案室負責解釋🤼‍♂️。

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二○一六年十二月二十八日